DDV zavezanec ali mali davčni zavezanec? Kako pravilno izdati račun v vsaki situaciji

Kdo mora izdati račun?

ZDDV-1 (81. člen) določa, da mora vsak davčni zavezanec poskrbeti, da je za dobavo blaga ali storitev izdan račun – za druge davčne zavezance, pravne osebe in tudi za druge dobave na ozemlju Slovenije.

To v praksi pomeni: Račun izdajajo vsi, ki opravljajo dejavnost (s.p., d.o.o., društva z dejavnostjo), ne glede na to, ali so (razlika je predvsem v vsebini računa - ali je prikazan DDV ali ne):

• zavezanci za DDV, ali
• mali davčni zavezanci, ki so oproščeni obračunavanja DDV po 94. členu ZDDV-1.

Obvezni podatki na računu (osnovno)

1. Podatki, ki se ne spreminjajo (»stalni« podatki podjetja) na računih naj bo vedno navedeno (kombinacija zahtev ZDDV-1, ZGD-1 in SRS):

• firma / naziv podjetja (polno ali kratko ime),
• poslovni naslov,
• matična številka,
• registrski organ (sodni / AJPES),
• pri d.o.o. tudi znesek osnovnega kapitala,
• davčna številka (če ste zavezanec za DDV, tudi ID za DDV),
• številka TRR, po želji kontaktni podatki in logotip.

2. Podatki, ki se spreminjajo »od računa do računa« (po 82. členu ZDDV-1 mora račun vsebovati zlasti):

• datum izdaje računa,
• zaporedno številko računa,
• ID za DDV prodajalca,
• (kjer je relevantno) ID za DDV kupca,
• ime in naslov kupca,
• datum opravljene dobave / zaključka storitve (če se razlikuje od datuma računa),
• količino in vrsto blaga oz. obseg in vrsto storitev,
• ceno / davčno osnovo, popuste,
• stopnjo DDV (9,5 % ali 22 %) in
• znesek DDV posebej,
• datum zapadlosti / valuto.

Za zneske do 100 EUR lahko v določenih primerih izdajamo poenostavljene račune, kjer je obseg podatkov manjši.

Mali davčni zavezanec in klavzula 94. člena

Mali davčni zavezanec je po 94. členu ZDDV-1 oproščen obračunavanja DDV, če njegov letni promet ne preseže 60.000 EUR.

Na računu ne prikazuje DDV, ampak:

• prodajno vrednost blaga / storitve (brez DDV),
• skupni znesek računa,
• obvezno klavzulo: »DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1 (nismo zavezanci za DDV).«

Če mali zavezanec izda račun zavezanemu za DDV, mora biti naveden tudi opis (količina, vrsta blaga / storitev).

Žig in podpis

• ZDDV-1 in Direktiva 2006/112/ES ne zahtevata žiga ali podpisa na računu – podpis ni pogoj za davčno veljavnost računa.
• SRS pa še vedno izhajajo iz tega, da so knjigovodske listine opremljene s podpisi odgovornih oseb (bolj računovodska kot davčna zahteva).

Kako je to v praksi? Žig ni več obvezen in podpis je z vidika DDV opcijski, računovodsko pa še vedno priporočljiv (vsaj interne evidence).

Kdaj moramo račun davčno potrditi?

ZDavPR določa obvezno davčno potrjevanje računov pri gotovinskem poslovanju. Zavezanec mora račun davčno potrditi, kadar:

• vodi poslovne knjige in evidence,
• izdaja račune za dobavo blaga ali storitev in
• je račun (delno ali v celoti) plačan z gotovino.

Plačilo z gotovino po ZDavPR NI samo fizičen denar, ampak vsako plačilo, ki ni neposredno nakazilo na TRR.

• bankovci in kovanci,
• plačilne in kreditne kartice,
• čeki, Moneta, boni/kuponi,
• kriptovalute (npr. bitcoin),
• plačila po povzetju (pošta, kurir).

Negotovinsko je praviloma:

• nakazilo na TRR (UPN, trajnik, TRR plačilo prek spletne banke),
• klasične kompenzacije/poboti.

Davčna blagajna in vezana knjiga

Zadnje spremembe ZDavPR-B (2023) in ZDavPR-C (2024) so režim precej zaostrile:

• Zdaj zakon spet jasno zahteva, da zavezanec izdaja račune z elektronsko napravo za izdajo računov (davčna blagajna), ki je povezana s FURS in omogoča EOR/ZOI.
• Vezana knjiga računov je po novem predvidena le še kot rezervna rešitev, kadar elektronska naprava ne deluje (okvara, izpad povezave ipd.) – v teh primerih morajo biti računi iz VKR naknadno davčno potrjeni v zelo kratkem roku (navadno 2 delovna dneva).

Interni akt

Zavezanec mora imeti interni akt, v katerem določi:

• oznake poslovnih prostorov,
• oznake blagajn / elektronskih naprav,
• oznake oseb, ki izdajajo račune,
• način številčenja računov,
• pravila za uporabo VKR v primeru nedelovanja sistema.

Posebne klavzule na računu

Na računu morajo biti (poleg 94. člena za male zavezance) še druge klavzule, ko pride v poštev posebna ureditev:

• »Samofakturiranje«, če račun izda kupec v imenu in za račun dobavitelja,
• »Obrnjena davčna obveznost«, kadar je plačnik DDV kupec,
• »Posebna ureditev – potovalne agencije«,
• »Posebna ureditev – rabljeno blago / umetniški predmeti / zbirke in starine«,
• ustrezen sklic na člen ali Direktivo pri oprostitvah DDV.

Kdaj račun NI potreben (izjeme)

ZDDV-1 in Pravilnik o izvajanju ZDDV-1 še vedno določata izjeme, ko račun ni obvezen:

• prodaja blaga in storitev preko prodajnih avtomatov končnim potrošnikom (81.a člen ZDDV-1 – novost zadnjih let),
• določene vozovnice (npr. žičnice, javni prevoz – pod pogoji pravilnika),
• posamezni izvodi časopisov / revij,
• vplačila za igre na srečo,
• prodaja lastnih kmetijskih/gozdarskih pridelkov končnemu potrošniku pri določenih kmetih (pavšalni način),
• še nekaj specifičnih primerov, ki jih določa pravilnik (kuponi, žetoni).

Nalepka »Vklopi razum, zahtevaj račun«

Obveznost izročitve računa kupcu in njegova zadržitev je v ZDavPR zdaj še dodatno poudarjena. Zakon izrecno govori o obveznosti izročitve in zadržanja izdanega računa za zavezanca in kupca.  Praksa z nalepko »Vklopi razum, zahtevaj račun« ostaja – mora biti vidno nameščena pri blagajni.

Avtor: Danijela Uran, RRA Koroška d.o.o. – SPOT Svetovanje Koroška